CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES
Suite® PMS automatiza procesos para agilizar las tareas rutinarias. Tres segundos es lo que necesita
la
función 'auto check-in' para ejecutar la entrada de un cliente leyendo su DNI o pasaporte y grabando
su
ficha, generando la llave de apertura de la puerta de la habitación, habilitando la centralita para
llamadas, activando la climatización, mostrando el bienvenido en el televisor en el idioma adecuado
y
emitiendo el contrato de alojamiento con el cliente. Para obtener un mayor rendimiento existe la
posibilidad de combinar el programa con un lector de documentos ya que Suite® PMS es totalmente
integrable y capaz de conectar con dispositivos electrónicos.
Conecta de forma bidireccional con productos de terceras empresas tipo 'Channel Manager', como
AvailPro,
SiteMinder, Prestige, Idiso y otros. También puede recibir reservas de motores de reservas online
tipo
Bookassist.
Las tareas diarias de los formularios de la aplicación se agilizan porque existe una utilidad para
grabar
'macros' que pueden ser reproducidas con posterioridad. Lo mismo ocurre con la emisión de listados.
Todos los informes pueden grabarse en cestas de listados con salida a PDF, Excel, email o impresora.
Incluso pueden configurarse para ser enviadas automáticamente en el cierre del día.
RESERVAS
Gestión de tarifas
Incluye una función que permite establecer y ver precios de una manera sencilla, sin tener que
recurrir a la
página web, facilitando así el trabajo de los empleados. Además, se puede configurar con el Chanel
Manager
lo que ayuda a gestionar los cambios en las tarifas de una manera rápida y cómoda.
Gestión de cupos
Establece límites y graba los acuerdos de disponibilidad y fechas de reléase para los canales de
venta de su
establecimiento de una manera sencilla. Controla la situación en cada instante del estado del cupo e
informa
al usuario del programa en tiempo real.
Confirmaciones de reserva vía email
Construye modelos de confirmación de reserva a medida, en múltiples idiomas, envía notificaciones de
cancelación o de registro en la lista de espera. Incluso puede enviar diferentes modelos de contrato
entre
el establecimiento y el cliente para la celebración de eventos.
Planning de disponibilidad
Pinchando y arrastrando se pueden consultar precios o realizar una reserva completa. Otra función
interesante de este planning es que navegando por las fechas se puede conocer información relevante
sobre
festividades o eventos en el hotel.
GESTIÓN DE CLIENTES
Registro de partes de viajeros
Suite® PMS se integra con lectores de documentos que permiten la lectura automática durante el
proceso de
introducción de datos del DNI del viajero.
Gestión de fichas de clientes, agencias y empresas
Fichas de clientes personalizadas,incorporan resúmenes anuales comparativos de producción, estancia
media,
etc. Existe, además, un apartado de preferencias para indicar cómo actuar cuando se trate con un
cliente.
Impresión del bienvenido
El slip de entrada, o documento 'Bienvenido', puede ser configurado dentro de Suite® PMS para ser
impreso de
forma automática, incorporando los datos del cliente y de la estancia.
Gestión de alojados
Se puede navegar visualizando las diferentes zonas del hotel mediante plannings que muestran el
estado de
las habitaciones en tiempo real. El check-in incluye herramientas que permiten automatizarlo. El
check-out
gestiona las facturas que deben emitirse.
PLANNINGS
Room's Rack de uso interactivo
De un solo vistazo se puede conocer la situación completa del hotel. Permite filtrar las vistas por
plantas
o utilizar filtros más avanzados por tipología de habitación o de ocupación. Es práctico para
organizar las
llegadas del día a día.
Bloqueo de habitaciones
Suite® PMS incorpora una gestión de bloqueos que deja temporalmente fuera de servicio aquella
habitación o
recurso, que no puede ser ocupado debido a alguna incidencia imprevista.
GESTIÓN DE RECURSOS
Gestión de salones, parking y otros recursos
Gestiona la ocupación de las habitaciones, salones, aparcamientos, cunas, proyectores y otros medios
audiovisuales. Define y controla el acceso a zonas deportivas, mediante la activación de la gestión
de
complementos.
Control de vehículos del parking
Permite imprimir una tarjeta de identificación para el vehículo y se integra con diversos
dispositivos de
control de acceso al parking. La información se complementa con diversos listados de control para el
responsable del parking.
OTROS DEPARTAMENTOS
Control de limpieza
Con ayuda de una tablet, la encargada de la limpieza puede reflejar el estado de las habitaciones en
tiempo
real, de tal forma que los recepcionistas puedan verlo de forma directa en el planning. Así mismo,
la
encargada, puede notificar dicho estado marcando un código en el teléfono de las habitaciones..
Gestión del taller de mantenimiento
Desde la ficha de la estancia el recepcionista tiene posibilidad de crear incidencias asociadas a la
habitación o consultar el estado de una avería.
Partes de cocina
ncorpora un control de comensales que permite al cocinero ajustarse a la demanda. Y al jefe de
restauración
calibrar mejor la cantidad de camareros necesarios. Se controlará el acceso de los alojados,
integrándolo
con Suite TPV y aplicando gratuidades en función del régimen contratado.
Integración con las ventas de Suite® TPV
Desde la recepción, haciendo clic sobre un cargo de bar, el sistema muestra el ticket original en
pantalla.
Por otra parte, Suite® PMS permite importar diariamente el resumen de ventas de todos los terminales
creando
un único balance.
Libro de caja
Gestiona las entradas y salidas de dinero en efectivo de recepción, puediendo llevar un seguimiento
en
tiempo real de los movimientos de la caja.
FACTURACIÓN
Facturación con series y rectificativas
Controla múltiples series y emite facturas rectificativas. Incorpora herramientas de facturación
anticipada para agencias y T.T.O.O., con opción de facturación electrónica y enlace con sistemas de
Check-Out Express.
Facturas proforma y confirmaciones vía email
Se puede construir una proforma de los servicios contratados por un grupo o reserva individual.
Permite incorporar descuentos y comisiones. Las proformas pueden enviarse por email utilizando el
sistema integrado Suite® Mail.
Facturación electrónica
La facturación electrónica consigue un ahorro de costes importante y un adelanto en el período de
pago de las facturas emitidas. El sistema se basa en el aprovechamiento de los medios electrónicos
para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de las facturas en formato digital.
Suite® PMS incorpora un volcado de las facturas a diversas plataformas de facturación electrónica,
como BSFactura o Voxel.
Exportación contable
Existen más de 20 drivers distintos enlazados con cualquiera de las contabilidades. Genera el
volcado contable con los asientos de facturación, producción, anticipos y cobros de crédito. Existe
un volcado en formato XML, que puede ser adaptado para integraciones con nuevas contabilidades.
OTRAS FUNCIONALIDADES
Informes y estadística
Pueden crear informes personalizados con el editor de listados. Hay que destacar la sección de
estadística, con previsiones, comparativas de producción, y balances con agrupaciones configurables
a medida.
Registro de IVA y Modelo 347
Desde la sección de facturación de Suite® PMS se pueden obtener multitud de informes. Entre ellos el
Registro del IVA. El programa también presenta un listado con la información para el modelo 347,
anual o divido en trimestres.
